סיכום פגישה הוא הדרך לתעד בכרטיס הלקוח את מה שדובר בפגישה, מה הוחלט, ואילו המלצות יצאו ממנה. במקום לפזר מידע במיילים, בפתקים או בזיכרון — הכל יושב בטאב אחד בכרטיס, מסונכרן עם ההמלצות הפעילות של הלקוח ועם התוכניות שלו.

הסיכומים הם תיעוד היסטורי. אפשר לערוך אותם ולהוסיף קבצים מצורפים, אבל הם תמיד נשארים חלק מהמסלול של הלקוח — לא נמחקים, רק מועברים לארכיון.

מתוך כרטיס לקוח ← טאב סיכומים בשורת הטאבים העליונה (לצד מבט-על, תוכניות, מידעים, תהליכים ועוד). תופיע רשימה של כל הסיכומים שתועדו ללקוח, מהחדש לישן, בפורמט אקורדיון — כל סיכום מתקפל ומתפרס בלחיצה על השורה.

כל הסיכומים מופיעים ברשימה כאקורדיון. לחיצה על שורה פותחת את הסיכום ומציגה:

בתחתית סיכום פתוח יש שני כפתורים:

⚠️ שימו לב: עריכת סיכום ישן משנה את התוכן אבל לא את תאריך הפגישה המקורי. אם רוצים לתעד פגישה חדשה — פתחו סיכום חדש במקום לערוך את הישן.

ההמלצות שמתועדות בסיכום הן תיעוד היסטורי של מה שהוחלט בפגישה. ברגע שלוחצים על קבלת המלצה, היא:

📝 לכבוד התיעוד: ההמלצה היא רישום היסטורי — אין לה סטטוס "בוצעה" או "הושלמה". היא נשארת בתיק כעדות למה הוחלט באותה פגישה. אם יש פעולה לבצע — פתחו לזה משימה נפרדת בתהליכים.

למדריך מלא על ניהול המלצות בתיק לקוח, ראו ⬅️ H2 · בניית המלצה לתיק.

אם סיכום הפך לא רלוונטי (נכתב בטעות, או שודרג על-ידי סיכום חדש יותר), ניתן להעבירו לארכיון משני מקומות:

לסיכומים מהארכיון תוכלו תמיד לחזור — דרך טאב ארכיון של הלקוח. הם נשמרים במלואם כולל ההמלצות והקבצים שצורפו.

💡 כתבו ביום הפגישה — הזיכרון טרי וההמלצות מדויקות יותר. גם סיכום קצר של 4 שורות שווה יותר מסיכום מפורט שנכתב שבועיים אחרי.

💡 המלצה ≠ משימה — אם יש פעולה שצריך לבצע מיד אחרי הפגישה (להחזיר טלפון, לשלוח מסמך), פתחו גם משימה בטאב תהליכים. ההמלצה נשארת כתיעוד; המשימה מבטיחה ביצוע.

💡 קישור לתוכנית — כשמוסיפים המלצה, השדה "מקושר ל-" עוזר לכם וללקוח לראות בדיוק על איזו פוליסה/תוכנית מדובר. השתדלו למלא תמיד.

💡 קבצים מתיק לקוח — אם המסמך שאתם רוצים לצרף כבר קיים בכרטיס (תעודת זהות, פוליסה ישנה, אישור הצטרפות), השתמשו בקובץ מתיק לקוח במקום להעלות מחדש. זה שומר על תיק נקי בלי כפילויות.

יצירה, עריכה וניהול ההמלצות בסיכום פתוחים לסוכן בלבד כברירת מחדל. גם הפעולות על המלצות בתוך הסיכום — קבלה, דחייה, הוספה, הסרה — שמורות לסוכן.

💡 הסוכן יכול להרחיב את ההרשאה הזו ולתת לגורמים נוספים בארגון (למשל מתפעלות) את היכולת להקים סיכומים. ההרחבה מוגדרת דרך עמוד הגדרות.

בהצלחה!
צוות רואטו 💙