לכל מתעניין שמגיע אליכם יש מסע — מהרגע שמילא טופס בעמוד נחיתה או הוזן ידנית, ועד שהוא הופך ללקוח פעיל עם תיק מלא. המסע הזה לא תמיד קצר ולא תמיד ישר, אבל אם משתמשים בשלבים נכון — אף מתעניין לא נופל בין הכיסאות, וכל אחד מקבל את הטיפול שמתאים בדיוק לרמת הבשלות שלו.
🛣️ במדריך הזה נסביר את המסע מקצה לקצה: מה קורה בכל שלב, מה גורם למעבר בין השלבים, ואיך לזהות מתי הגיע הזמן לקדם מתעניין לטרום-ייעוץ. החדשות הטובות: ברואטו "ליד" ו"מתעניין" הם אותה יישות. אנחנו מדברים על אותו אדם — רק שיש לו רמות בשלות שונות, ואנחנו עוקבים אחריו עד שהוא בשל מספיק כדי שנתחיל לאסוף עליו מידע פיננסי.
השלבים במסע
המסע מורכב משלושה שלבים מרכזיים שהמתעניין עובר ברצף:
קליטת המתעניין — איך הוא נכנס למערכת: דרך עמוד נחיתה, הוספה ידנית או ייבוא מאקסל.
מעקב והתאמה — התקופה שבה הוא "מתעניין": יש לכם פרטים בסיסיים, אתם מתקשרים, מעדכנים סטטוס, מתאמים פגישה.
המעבר לטרום-ייעוץ — נקודת ההמרה: ברגע שיש לכם מספיק פרטים והמתעניין רציני, הוא הופך ל"טרום-ייעוץ" ונפתח לו תיק מלא. משם הדרך ל"לקוח פעיל" קצרה.
⚠️ חשוב לדעת: מסע המתעניין הוא לא תהליך אוטומטי לחלוטין — הוא דורש מכם החלטות לאורך הדרך. המערכת עוזרת לכם לעקוב, לסנן ולקדם, אבל מתי לעבור משלב לשלב — זו החלטה שלכם.
שלב 1: קליטת המתעניין 📥
יש שלוש דרכים שבהן מתעניין יכול להיכנס למערכת. הדרך שבה הוא נכנס משפיעה על המידע שיש לכם עליו מהרגע הראשון — ולכן גם על מה שתוכלו לעשות איתו מיד.
דרך 1: עמוד נחיתה (רואטו-פול)
הדרך הנפוצה ביותר. המתעניין נחשף לקמפיין שלכם, לוחץ על קישור, ומגיע לעמוד נחיתה שמוגדר במערכת. ברגע שהוא ממלא את הטופס:
הרשומה שלו נוצרת אוטומטית ברשימת המתעניינים.
מקור ההגעה שלו מוגדר אוטומטית לפי שם הקמפיין.
אם הטופס בעמוד הנחיתה כלל גם בקשה לאישור נספחים (א/ב/ה) ותעודת זהות — המתעניין נכנס ישירות כ"טרום-ייעוץ" במקום "מתעניין". זה קיצור-דרך נוח לקמפיינים "חמים".
💡 טיפ: בעמודי נחיתה עם חיבור לרואטו-פול, המערכת שולחת אוטומטית את הנספחים לחתימת הלקוח ב-SMS, שומרת את המסמכים בתיק הלקוח ומקדמת את הסטטוס. זה חוסך לכם שלבים ידניים.
דרך 2: הוספה ידנית
מתאים למתעניין שהגיע בטלפון, בהפניה, או דרך אירוע אופליין. בכפתור "פעולות" בראש המסך → "הוספה ידנית":
ממלאים שם פרטי, שם משפחה, ולפחות אחד מהשניים: טלפון או אימייל. בלי לפחות אחד מאלה — לא ניתן ליצור מתעניין.
בוחרים סוכן משווק ומקור הגעה. אם מקור ההגעה לא ברור — בחרו "אחר".
לוחצים על "שמירת מתעניין" — והוא מצטרף לטבלה.
דרך 3: ייבוא מאקסל
מתאים לרשימות גדולות (אחרי תערוכה, רכישת מאגר, מעבר מסוכנות). בכפתור "פעולות" → "הוספה מקובץ אקסל":
מורידים תבנית מוכנה (xls) מראש העמוד.
ממלאים את הקובץ ומעלים אותו חזרה.
המערכת מראה כמה שורות תקינות וכמה תקולות לפני השמירה.
כל המתעניינים מהקובץ נכנסים כ"מתעניינים" (לא כטרום-ייעוץ) — בלי קשר למה שכתוב בקובץ.
✅ לפני שמירה: בדקו שהשורות התקינות תואמות את מה שציפיתם. אם הקובץ נכשל, תקנו אותו לפי ההוראות ונסו שוב.
שלב 2: מעקב והתאמה ➡️
עכשיו המתעניין נמצא במערכת, אבל עדיין בשלב ה"ליד" — יש לכם פרטים בסיסיים בלבד, ועדיין לא ביקשתם ממנו אישור לאסוף מידעים. זה השלב שבו אתם מחליטים אם הוא "רציני" או "חלש", ומה עושים איתו.
מה לעשות בזמן הזה
תיעוד שיחות: בכל פעם שאתם מתקשרים, מעדכנים סטטוס, מוסיפים הערה — הכל נשמר בכרטיס המתעניין.
עדכון סטטוס: לחיצה על שורה בטבלה פותחת תצוגה מהירה (Quick Pick). שם תוכלו לשנות סטטוס: "ניסיון יצירת קשר", "תיאום פגישה", "לא רלוונטי כרגע", ועוד. הסטטוסים צבעוניים — קל לראות בטבלה איפה כל מתעניין נמצא.
מעקב לפי מקור: בתמונת המצב בראש העמוד תראו מה אחוז המתעניינים מכל מקור הגעה. עוזר לכם להבין איזה קמפיין עובד.
שינוי סטטוס מרובה: סימון כמה שורות → "שינוי סטטוס" בסרגל הפעולות. למשל, אחרי קמפיין שלם שלא הניב — אפשר לסמן את כולם כ"לא רלוונטי" בלחיצה אחת.
למה לא להעביר את כולם ישר לטרום-ייעוץ?
זה אחד הדברים החשובים להבין: מתעניין הוא לא טרום-ייעוץ. כשמתעניין הופך לטרום-ייעוץ, נפתח לו תיק מלא — כולל סטטוס בקשות חתימה, בקשות מידע, מינוי סוכן וכו'. אם תפתחו תיקי טרום-ייעוץ לכל ליד שמילא טופס, התיקים החלשים יציפו לכם את הרשימה, ולא תראו את החמים. שמרו את טרום-הייעוץ למתעניינים שבאמת מתקדמים.
⚠️ שימו לב: בשלב הזה, חלק מהטאבים של כרטיס לקוח עדיין לא זמינים — המתעניין רואים רק כתצוגה מהירה. הגישה לכרטיס המלא נפתחת רק אחרי המעבר לטרום-ייעוץ.
שלב 3: המעבר לטרום-ייעוץ ✅
זה הרגע הקריטי במסע. כאן המתעניין הופך מ"ליד" ל"לקוח טרום-ייעוץ", ואיתו נפתחת לכם הדלת לאסוף עליו מידע פיננסי אמיתי.
מתי לעשות את המעבר
המעבר מתאים בשלושה תרחישים עיקריים:
המתעניין הסכים לפגישה ואתם רוצים להגיע מוכנים — עם מידעים מהמסלקה והר הביטוח.
המתעניין חתם על נספחים (א/ב/ה) — או שאתם בדרך לבקש ממנו לחתום.
הוא הגיע מקמפיין "חם" עם תעודת זהות + סימון נספחים — במקרה הזה, המעבר נעשה אוטומטית.
איך עושים את המעבר
יש שתי דרכים:
מתוך השורה בטבלה: ריחוף עם העכבר על השורה ← אייקון "הקם כטרום-ייעוץ".
מתוך Quick Pick: לחיצה על אייקון העין ← כפתור "הקם כטרום-ייעוץ".
לפני שהמעבר מתבצע, המערכת מוודאת שיש לכם את כל הפרטים הנדרשים:
שם פרטי + שם משפחה
תאריך לידה
תעודת זהות + תאריך הנפקה
אם חסר משהו — Quick Pick נפתח אוטומטית במצב עריכה, ואתם משלימים את הנתונים. אחרי השמירה, הסטטוס משתנה אוטומטית ל"הוקם כטרום-ייעוץ".
מה משתנה אחרי המעבר
כרטיס לקוח מלא נפתח לכם — עם כל הטאבים: מבט-על, מידעים, סטטוס בקשות, החתמות, בקשות מידע, מינוי סוכן, נתוני תוכניות, משימות, סיכומים והמלצות, קבצים, נתונים אישיים, יומן פעילות.
אפשר לשלוח בקשות חתימה ומידעים (נספחים א/ב/ה) ישירות מהמערכת — אל המסלקה, הר הביטוח והיצרנים.
אפשר להתחיל מינוי סוכן (ייפוי כוח ב1) ולהעביר את הלקוח אליכם מסוכן אחר.
הלקוח מופיע גם תחת "לקוחות" → טאב "טרום-ייעוץ" — לא רק תחת "מתעניינים".
💡 רגע אחרי המעבר: השלב הטבעי הבא הוא לשלוח בקשת חתימות ומידעים. זה ייפתח לכם דרך "קוויק פיק" של בקשות — עליו נרחיב במדריך נפרד.
איך לא לאבד מתעניינים בדרך
המסע ארוך, ובלי משמעת — מתעניינים שווים יכולים פשוט להישכח. כמה הרגלים שיעזרו לכם:
🔍 שמרו סינונים נפוצים: "מתעניינים שלא עודכנו השבוע", "סטטוס תיאום פגישה", "לידים מהקמפיין האחרון". בלחיצה אחת תקבלו את הרשימה הרלוונטית.
📅 עדכון אחרון כתאריך מפתח: בטבלה יש עמודת "עדכון אחרון". מיון לפי העמודה הזו חושף מתעניינים ש"נשכחו". בקשו מהצוות לטפל מדי שבוע ברשימה הזו.
🎯 חיברו משימות למתעניינים: כל פעם שאתם מתקשרים, פתחו משימה עם תאריך יעד להחזרת השיחה הבאה. ככה אף החזרת טלפון לא נשכחת.
🔄 שינוי סטטוס מרובה אחרי קמפיין: בסיום קמפיין — סמנו את מי שלא הגיב כ"לא רלוונטי כרגע" כדי לנקות את הטבלה ולהתמקד בחמים.
👀 תמונת המצב בראש העמוד: 5 הסטטוסים הנפוצים ומקורות ההגעה הם המראה של הקמפיין שלכם. אם רואים הר של "לא נוצר קשר" — זה הסימן לפעולה.
⚠️ שימו לב: אם אתם משתמשים גם בעמוד נחיתה עם רואטו-פול וגם בהוספה ידנית — בדקו שאתם לא יוצרים כפילויות. המערכת מזהה לקוח עם יישות מקבילה (גם כליד וגם כטרום-ייעוץ) ומסמנת אותה בכרטיס.
💡 טיפים לזרימה חלקה
✨ התחילו עם פרטים מינימליים: אל תחכו שיש לכם הכל כדי לקלוט מתעניין. שם + טלפון או אימייל — מספיק להקמה. את היתר תשלימו בדרך.
✨ קמפיין "חם" = קיצור-דרך: בעמודי נחיתה חמים (עם בקשת נספחים + ת.ז.), הגדירו חיבור לרואטו-פול. המתעניין יקפוץ ישר לטרום-ייעוץ — בלי שלב ביניים.
✨ מעבר לטרום-ייעוץ הוא "כיוון אחד": ברגע שהמרתם — לא חוזרים. שמרו את ההמרה לרגע שבאמת מתקדמים.
✨ תיעדו את הסיבה במעבר: כשאתם ממירים, כתבו בהערות מה הניע — שיחת טלפון מוצלחת? פגישה שנקבעה? ככה הצוות יידע למה התיק נפתח.
הרשאות 🔒
מסך המתעניינים זמין לכל המשתמשים. סוכן רואה את המתעניינים שמשויכים אליו; אדמין ותפעול רואים את כל המתעניינים של הארגון (לפי הגדרות הארגון). פעולת "הקם כטרום-ייעוץ" זמינה לכל המשתמשים שיש להם הרשאת עריכה.
בהצלחה במסע! 🛣️
צוות רואטו 💙