הארכיון הוא המקום שבו אתם שומרים מידע היסטורי שכבר לא רלוונטי לעבודה היומיומית — אבל אתם לא רוצים לאבד. במקום למחוק תוכנית ישנה, סיכום פגישה שהתיישן או המלצה שלא מומשה, אתם מעבירים אותם לארכיון. הם נעלמים מהתצוגה הפעילה אבל נשארים שמורים, מחופשים ומוכנים לחזרה בלחיצה אחת ביום שתצטרכו אותם שוב.
המסך הזה חדש לגמרי ברואטו — בעבר לא הייתה לכם דרך מסודרת לצפות בכל מה שהוארכב במקום אחד. עכשיו יש.
💡 מתי להעביר לארכיון ומתי למחוק
הכלל פשוט:
ארכיון — כשאתם רוצים לנקות תצוגה בלי לאבד מידע. למשל: תוכנית שבוטלה לפני שנתיים, סיכום פגישה ישן שמעמיס על המסך, המלצה שכבר לא רלוונטית אבל כדאי לזכור שניתנה.
מחיקה — כשהמידע נכנס בטעות ולא היה אמור להיות במערכת מלכתחילה (כפילות, שיוך לא נכון, הקלדה שגויה).
⚠️ ארכיון ≠ מחיקה: ארכוב לא מסיר נתונים מהמערכת. כל מה שעובר לארכיון נשאר שמור ברואטו, מתועד מי העביר ומתי, וניתן לשחזור בכל שלב. מחיקה היא פעולה סופית — אחריה אין דרך חזרה. בספק? תמיד עדיף להעביר לארכיון.
מה אפשר להעביר לארכיון
הארכיון של הלקוח עובד על שלושה סוגי תוכן:
📦 תוכניות — תוכניות פנסיוניות, פוליסות, חסכונות וכל מה שמופיע בתיק התוכניות של הלקוח.
📦 סיכומי פגישה — סיכומים שכתבתם בכרטיס הלקוח, על ההמלצות שכלולות בתוכם.
📦 המלצות — המלצות בודדות שניתנו ללקוח, גם אם הסיכום שמכיל אותן עדיין פעיל.
איך מעבירים פריט לארכיון
המעבר נעשה מהמקום שבו הפריט מוצג היום — לא מתוך מסך הארכיון.
גשו לכרטיס הלקוח ופתחו את הטאב שבו נמצא הפריט (תוכניות / סיכומים / המלצות).
לחצו על תפריט הפעולות (+) בשורה של הפריט הרלוונטי.
בחרו "העבר לארכיון".
אשרו בחלון האישור — שימו לב למה שכתוב שם, במיוחד אם זה סיכום שמכיל המלצות בתוכו.
הפריט נעלם מהתצוגה הפעילה ועובר לטאב הארכיון של אותו לקוח.
אירכוב פוליסה:
אירכוב המלצה:
אירכוב סיכום:
מה נשמר בארכיון
כל פריט שעובר לארכיון נשמר עם:
כל הנתונים המקוריים שלו (סכומים, תאריכים, תוכן מלא, קבצים מצורפים).
שם המשתמש שביצע את ההעברה — אתם או כל אחד אחר בצוות.
תאריך ושעת ההעברה לארכיון.
במקרה של המלצה שהוארכבה מתוך סיכום — קישור לסיכום המקור.
שום דבר לא נחתך, לא מקוצר ולא נמחק. השליפה מחזירה את הפריט בדיוק כפי שהיה.
איפה נמצא מסך הארכיון
הארכיון יושב בתוך כרטיס הלקוח — לכל לקוח יש ארכיון משלו.
גשו לכרטיס הלקוח.
פתחו את טאב "ארכיון".
בחרו את הטוגל בין שלוש האפשרויות: תוכניות / סיכומים / המלצות.
חיפוש בארכיון 🔍
כל אחד משלושת הטאבים כולל סינונים זהים בלוגיקה, עם הבדלים קטנים במה שהחיפוש החופשי "תופס":
חיפוש חופשי:
בטאב תוכניות — מחפש לפי שם המעביר לארכיון ומספר פוליסה.
בטאב המלצות — מחפש בתוך טקסט ההמלצה ובשם מבצע הפעולה.
בטאב סיכומים — מחפש בשם הסיכום, בתוכן הסיכום ובשם מבצע הפעולה.
סינון לפי משתמש — מי העביר את הפריט לארכיון (סוכן או חבר צוות תפעול).
סינון לפי תאריך — טווח התאריכים שבהם בוצעה ההעברה לארכיון, לא תאריך יצירת הפריט המקורי.
🧹 נקה הכל — מאפס את כל הסינונים בלחיצה.
מתחת לסינונים תראו ספירת רשומות עדכנית. הטבלה נטענת בהדרגה תוך כדי גלילה — אין צורך לחכות שכל הנתונים יעלו בבת אחת.
💡 טיפ קריאות
בטאב המלצות ובטאב סיכומים, אם הטקסט ארוך מדי לעמודה תראו "…" בסוף. רחפו עם העכבר ויוצג טול-טיפ עם הטקסט המלא (עד 60 תווים בסיכומים). זה חוסך פתיחה של הפריט רק בשביל לקרוא.
מצב ריק
אם הטאב ריק — לא הוארכב עדיין אף פריט מהסוג הזה — תראו הודעת אמפטיסטייט במקום טבלה ריקה. זה אומר שהכל בסדר, פשוט אין מה להציג.
שחזור מהארכיון
זו הסיבה העיקרית שהארכיון קיים: היכולת להחזיר פריט במהירות לחיים הפעילים.
גשו לטאב ארכיון בכרטיס הלקוח ובחרו את סוג התוכן (תוכניות / סיכומים / המלצות).
סמנו את הצ׳קבוקס בתחילת השורה של הפריט שאתם רוצים לשחזר.
אפשר לסמן מספר פריטים בבת אחת — ברגע שסומן לפחות פריט אחד, יופיע כפתור "שחזור" בראש הטבלה.
לחצו על "שחזור".
הפריט חוזר למסך המקורי שלו — תוכנית חוזרת לרשימת התוכניות, סיכום חוזר לעמוד הסיכומים, המלצה חוזרת להופיע בהקשר של התוכנית או הסיכום הרלוונטיים.
שחזור רשומה בודדת:
שחזור מרובה:
⚠️ זהירות בשחזור המוני
אם סימנתם הרבה פריטים בבת אחת, ודאו שאתם מבינים מה כל אחד מהם לפני הלחיצה — שחזור מחזיר את הפריט לתצוגה הפעילה של הלקוח, וזה משפיע על מה שאתם ואחרים תראו במסכים המרכזיים.
הרשאות 🔒
כל משתמש בארגון יכול להעביר פריטים לארכיון ולשחזר מהארכיון מתוך הלקוחות שהוא רואה.
פעולת ההעברה לארכיון מתועדת עם שם המשתמש — תמיד ברור מי הזיז מה.
טיפים לעבודה יומיומית
💡 בספק — לארכיון, לא למחיקה. אפשר תמיד לשחזר; אי אפשר תמיד למחוק בחזרה.
💡 נקו את התצוגה אחת לרבעון. תוכניות סגורות שנים, סיכומים ישנים והמלצות שלא ימומשו — לארכיון. המסך יהפוך הרבה יותר נקי ויעיל לעבודה השוטפת.
💡 השתמשו בסינון לפי משתמש כשאתם מנסים להבין מי הזיז מה ומתי — במיוחד כשעובדים בצוות עם כמה מתפעלים ללקוח.
💡 לפני העברת סיכום שלם — שאלו את עצמכם אם יש בתוכו המלצה אחת שכן רלוונטית. אם כן, ארכבו רק את ההמלצות הלא רלוונטיות והשאירו את הסיכום פעיל.
בהצלחה!
צוות רואטו 💙