חברות הביטוח השונות משדרות קבצי פרודוקציה אחת לחודש בכדי לצמצם פניות לשירות לקוחות /דסק סוכנים וכו. קבצי הפרודוקציה מכילים המון נתונים, ובאמצעות שליחה קבועה של קבצי הפרודוקציה, היצרנים חוסכים לכם זמן. כך אתם יכולים להיכנס למערכת הניהול ולספק את כל המידע הדרוש לכם וללקוחות שלכם בקלות ומהירות.

לפני שנתחיל - מומלץ לפתוח תיקיית 'פרודוקציה' על המחשב, ובה להוסיף ולמיין תיקיות לפי חודש וחברה.

לאחר רישום דרך המחוז, וניהול הרשאות לקבלת קבצי פרודוקציה, תקבלו אחת לחודש מייל עם לינק לכספת של כלל. מומלץ לחכות עד ל-15 לחודש לכניסה לכספת בכדי לוודא שכל סוגי הקבצים אכן יופיעו שם.

לאחר מכן נבחר את הקובץ הרלוונטי, לבחור 'חלץ לכאן' ולבחור את התיקייה במחשב אליה נרצה להעביר את הקבצים. יש להעלות רק קבצי אפקס חיים בריאות (לא להעלות קבצי אפקס חיים). אז יפתחו 10 קבצים. במידה ויש יותר ממספר סוכן אחד, הקבצים יפתחו בכפולות של עשר לפי כמות מספרי הסוכן. יש לסמן את עשרת הקבצים הרצויים לפי מספר הסוכן, כלומר של אותו הסוכן.

חיים וחיסכון מגיע בממשק אחזקות.

אחרי זה יש לטעון את הקבצים מתיקיית "אפקס חיים -בריאות" בסטים של 10 קבצים
כלומר 10 קבצים עם אותו שם לגרור לחלון של הטעינה ולהעלות אותם לאחר שהם עולים אפשר לגרור את ה10 הבאים.
בעמוד 'העלאת קבצים' במערכת רואטו (בסרגל הכלים מצד ימין) תחת חלונית 'בריאות חיים'. המערכת תזהה את הקבצים של כלל, וכעת יש לקבוע להם תאריך נכונות (חשוב לקבוע לסוף חודש, כלומר אם הקובץ הגיע ב14/6 יש לרשום 31/5)

תיקייה נוספת שתפתח לנו נקראת 'ממשק אחזקות' והקבצים בה מזוהים עם סיומת DAT. המידע בקבצים האלה יכיל מידע של חיסכון פרט, ואותו נעלה לחלונית ממשק אחיד בעמוד העלאת קבצים.

שימו לב - במידה והופיעו מספרי סוכן לא מוכרים, יש לגשת ברואטו לעמוד 'ניהול דוחות אקסל' לפי 'תוכניות' ולהקליד את המספר הלא מוכר. אם מדובר במספר של סוכן אחר, יכול להיות שהוא מקבל את העמלה על הפעולה ואתה יכול לראות את המידע. במקרה כזה מומלץ לפנות ליצרן שיתקן את הפעולה אף רטרו-אקטיבית.

שימו ❤ - במקרה שלא כל מספרי הסוכן משוייכים ליוזר ולכן לא קיבלתם את כל הקבצים/ שלא הגיעו כל הקבצים הדרושים, או שיש צורך לשחרר קבצים חסומים, יש לפנות למוקד התמיכה של חברת הביטוח להמשך טיפול.