דבר ראשון - הכתובת בה המערכת יכולה לקבל קבצים ומיילים היא
​upload@roeto.co.il
מגבלת גדלי הקובץ היא בהתאם למדיניות גוגל - עד 25 מגה-בייט.
כדי לסרוק מסמך אל הלקוח בדרך זו, יש לכלול בכותרת המייל את מספר הזהות המלא של הלקוח כפי שמופיע ברואטו (כולל אפסים מקדימים) כאשר מספר הזהות מופרד ברווח אחד לפחות משאר מלל הכותרת.
דוגמאות:
"כותרת כלשהי<רווח>|מספר זהות|<רווח>המשך כותרת"
"מספר זהות<רווח>המשך כותרת"
"כותרת<רווח>מספר זהות"

כתובת תיבת המייל ממנה יועבר המייל אל המערכת תשמש לקביעת זהות משייך הקובץ ולוודא שאכן יש לו הרשאת גישה אל הלקוח, לכן עליכם להעביר את המיילים באמצעות כתובת המייל איתה נרשמתם למערכת.
​לדוגמא, אם היוזר שלכם ברואטו נרשם עם כתובת המייל X@Y.com, אך המייל יועבר למערכת באמצעות כתובת אחרת, המערכת לא תוכל לזהות אתכם כשולחי הקובץ ולא תבצע את השיוך.
אם כתובת המייל בה השתמשתם להעברת המייל אל המערכת תקינה ומוכרת למערכת, וכותרת המייל מכילה מספר זהות של לקוח הקיים עבורכם במערכת, המייל עצמו יתועד ביומן האירועים של הלקוח, עם הקבצים שצורפו למייל, ובמקביל קבצי המייל עצמם יישמרו בעמוד קבצי לקוח.
​