חברות הביטוח השונות משדרות קבצי פרודוקציה אחת לחודש בכדי לצמצם פניות לשירות לקוחות /דסק סוכנים וכו. קבצי הפרודוקציה מכילים המון נתונים, ובאמצעות שליחה קבועה של קבצי הפרודוקציה, היצרנים חוסכים לכם זמן. כך אתם יכולים להיכנס למערכת הניהול ולספק את כל המידע הדרוש לכם וללקוחות שלכם בקלות ומהירות.

לפני שנתחיל - מומלץ לפתוח תיקיית 'פרודוקציה' על המחשב, ובה להוסיף ולמיין תיקיות לפי חודש וחברה.

בהתחלה נכנס למכלול של הראל ונגלול למטה, שם תחת 'ניהול קבצי מידע -כספת' ייפתח חלון לאימות הסיסמה ושם המשתמש. במידה והפרטים לא תואמים או לא ידועה לכם הסיסמה, יש להתקשר לתמיכה לאיפוס, או להקים הרשאת גישה לכספת, במידה וזו פעולה שמבצעים בפעם הראשונה, יש לבקש מהתמיכה 'להריץ פרודוקציה' ובכך בכניסה הבאה הקבצים יופיעו.

לאחר הכניסה לכספת יופיעו לכם מספר קבצים עם 'תאריך נכונות', יש להוריד 5 קבצים לתיקייה. להלן שמות הקבצים:
ר.ת בריאות, ר.ת חיים, מגוון, פוליסות וביטוחים, במידה ויופיע 'קובץ 400' אין צורך להוריד אותו, מדובר בממשק אחיד פרטני שלא קשור לתהליך.
את הקבצים חשוב לשמור בתיקיית הפרודוקציה הרלוונטים שפתחתם במחשב, תחת
תיקיית חודש הנכונות, כלומר, אם הקבצים נכונים לסוף מאי, יש לטעון בתיקיית מאי. 

יש לשים לב כי במידה ויש לכם יותר ממספר סוכן אחד בהראל, הראל תספק לכם כל קובץ פעמיים בכל חודש, כאשר מספר הסוכן מופיע (כפי שניתן לראות בצילום) כחלק משם הקובץ. יש להפריד את הקבצים על פי מספרי הסוכן (רצוי שהקבצים עבור כל מספר סוכן יישמרו לתיקיות נפרדות), ולהעלות את הפרודוקציה של מספר סוכן א' בנפרד מהפרודוקציה של מספר סוכן ב'.
​

לאחר שחמשת הקבצים ירדו, יש לסמן את כולם ולגרור אותם בעמוד 'העלאת קבצים' במערכת רואטו (בסרגל הכלים מצד ימין) תחת חלונית 'בריאות חיים'. המערכת תזהה את הקבצים של הראל, וכעת יש לקבוע תאריך נכונות (חשוב לקבוע לסוף חודש, כלומר אם הקובץ הגיע ב14/6 יש לרשום 31/5).

לאחר מכן, יש לקבוע סוכן משווק (ברירת המחדל תהיה לרוב של היוזר הראשון בארגון) ולסיום ללחוץ על 'העלאה קבצים'. לאחר שנקבל V ירוק ניתן לגשת לעמוד סוכן / ניהול דוחות אקסל ולצפות במידע שהועלה.

שימו ❤ - במקרה שלא כל מספרי הסוכן משוייכים ליוזר ולכן לא קיבלתם את כל הקבצים/ שלא הגיעו כל הקבצים הדרושים, או שיש צורך לשחרר קבצים חסומים, יש לפנות למוקד התמיכה של חברת הביטוח להמשך טיפול.