פוליסות במערכת שעדיין נמצאות על תאריך נכונות ישן ואין צורך להשאירן במערכת, כי הן נויידו או שאינן פעילות יותר, ניתן להעביר לארכיון בצורה מרוכזת.

כאשר אלו פוליסות בודדות ניתן בקלות מעמוד הלקוח להעבירן לארכיון, אבל ברגע שהן מרובות ובכדי לחסוך זמן יקר ניתן בצורה מרוכזת לשלוח אותן לארכיון.

השלב הראשון יהיה דרך הדוחות אקסל לבצע סינון ולראות אילו פוליסות נמצאות על תאריך ישן, זה נגיש מהאיזור הבא:

ברגע שבודקים פוליסות שנגיד מעודכנות לחודש קודם או רבעון קודם אפשר להתחיל להבין להיקף המידע שלא מעודכן ולשלל הסיבות השונות, יתכן שאלו פוליסות שנויידו,בוטלו,בוצע מינוי סוכן ועוד... יתכנו גם מקרים שלא בוצעה טעינת מידע בעבור חברה כלשהי.

ברגע שרואים רשימה שיודעים שניתן להעבירה לארכיון מבצעים הורדה של הקובץ לאקסל:

את הקובץ מומלץ לשמור כדי שבמידת הצורך תוכלו לראות אילו פוליסות הועברו לארכיון.

את עצם השליחה לארכיון מבצעים מהעמוד הבא:

העמודה היחידה שצריכה להיות בקובץ האקסלי מתייחס לעמודה הבאה:

פעולות אלו יכולות להקל ולסייע בשליחת דוחות עדכניים ואמינים יותר אל הלקוחות.