תהליכים הוא המרחב המרכזי שלכם לניהול היומיום מול הלקוחות. כאן ריכזנו במקום אחד את כל מה שצריך תיעוד או טיפול — משימות שירותיות (החזרת טלפון, איסוף מסמכים, מעקב) לצד מכירות (תיעוד הצטרפויות, ניודים, פרמיות). העבודה בשני המקומות זהה כמעט לחלוטין — אז ברגע שלמדתם לעבוד עם משימה אחת, כבר אתם יודעים לעבוד עם הכל.
המסך מחליף את מה שהכרתם בעבר כ"משימות" וכ"פעולות פיננסיות" — שני העולמות התאחדו תחת קורת גג אחת.
💡 ההבדל בין משימה למכירה
משימה מתעדת פעולה לעשייה. למשל: "להחזיר טלפון ללקוח", "לאסוף מסמכי ניוד", "לעדכן סטטוס מול היצרן".
מכירה מתעדת תוצאה כלכלית — תמיד מקושרת לתוכנית של לקוח: הצטרפות חדשה, ניוד, פדיון, הלוואה וכו'. המכירה כוללת שדות כספיים נוספים (סכום פרמיה, סכום העברה, תאריכי הפקדה וכו').
מכירה יכולה לצמוח מתוך משימה: התחלתם במשימה ("לתאם עם הלקוח גמל להשקעה"), וכשהעסקה נסגרה — אתם מקושרים לאותה מכירה ישירות מהמשימה.
איך מגיעים לתהליכים
יש שתי דרכים נוחות:
מהתפריט הראשי: לחצו על "תהליכים" בתפריט הצד.
מתוך כרטיס לקוח: גשו ללקוח → טאב "תהליכים". כאן תראו רק את המשימות והמכירות הקשורות ללקוח הספציפי.
הדרך הראשונה מציגה את כל מה שעל הפלטה שלכם או של הצוות; השנייה ממוקדת בלקוח הנוכחי.
מבט-על — הסטטיסטיקות בראש העמוד
בכל פעם שתיכנסו לעמוד תהליכים, תראו בראש העמוד תמונת מצב מהירה:
📊 המספרים הגדולים — סך המשימות הפתוחות, מה שצריך טיפול היום, מה באיחור, ומה כבר סיימתם היום.
🥧 פאי לפי דחיפות — מתחלק בין נמוכה / בינונית / גבוהה / לא הוגדר. עוזר לראות במהירות אם יש לכם הר של משימות "גבוהות" שלא טופלו.
📈 גרף לפי סוג לקוח — כמה מהמשימות שלכם הן על לקוחות פעילים מול מתעניינים. בטאב מכירות, הגרף מציג מכירות לפי סוג מוצר או יצרן (ניתן להחליף בטוגל).
המספרים מתעדכנים בזמן אמת — אין צורך לרענן.
הטבלה — לב המסך
מתחת למבט-העל תמצאו טבלה עם כל המשימות (או המכירות בטאב המקביל). הטבלה גמישה ומותאמת לעבודה מהירה.
העמודות החשובות
בטאב משימות הדיפולט כולל: כותרת, גורם מטפל, צעד נוכחי, התקדמות (% של צעדים שהושלמו), עדכון אחרון, רמת דחיפות, תאריך יעד, סוכן משווק.
בטאב מכירות מתווספים שדות כספיים: יצרן, סוג מוצר, מספר תוכנית, פרמיה צפויה / בפועל, סכום העברה, תאריכי הפקה / הפקדה / ביטול.
לחיצה על שם עמודה ממיינת את הטבלה לפיה. אפשר להוסיף או להסתיר עמודות לפי הצורך.
חיפוש וסינון
🔍 חיפוש חופשי בראש הטבלה — מחפש בכותרות, ביצרן, בגורם מטפל ובסוכן המשווק.
🎛 סינונים מהירים: גורם מטפל, מועד ביצוע, סטטוס, רמת דחיפות.
⚙️ סינונים מתקדמים: יצרן, תגית, סוכן משווק, סוג לקוח (פעיל / מתעניין), חיפוש לפי טווח תאריכים (יצירה / סיום / עדכון אחרון).
🧹 כפתור "נקה הכל" מאפס את כל הסינונים בלחיצה אחת.
✅ טיפ עבודה: שמרו תצוגות סינון נפוצות (למשל "המכירות הפתוחות שלי החודש") כדי לחזור אליהן בלחיצה אחת.
יצירת משימה חדשה
לחצו על כפתור "משימה חדשה" בראש המסך — או על "+" מתוך כרטיס לקוח / תוכנית כדי שהמשימה תיווצר כבר משויכת.
מלאו את השדות החיוניים:
כותרת — קצרה וברורה, למשל "להחזיר טלפון בנושא ניוד גמל".
תיאור — פרטים נוספים בעריכת טקסט עשירה (הדגשות, נקודות וכו').
תאריך יעד — אופציונלי. אם אתם משאירים ריק, המשימה לא תופיע ב"לטיפול היום".
דחיפות — נמוכה / בינונית (ברירת מחדל) / גבוהה.
גורם מטפל — מי אחראי. ברירת המחדל: אתם.
שייכו את המשימה לישות הרלוונטית: לקוח, תוכנית, קובץ של לקוח, או מעסיק. אפשר גם להשאיר ללא שיוך, אבל מומלץ לשייך — זה מה שמאפשר לכל הצוות למצוא את ההיסטוריה.
הוסיפו תגיות אם רלוונטי, וסטטוס מתוך הרשימה השמורה.
לחצו על "שמירה".
יצירת משימה בעמוד תהליכים:
יצירת משימה מעמוד לקוח:
יצירת מכירה
התהליך זהה — רק שבוחרים סוג "מכירה" ונפתחים שדות נוספים:
סוג מוצר — ביטוח חיים, פנסיה, גמל, השתלמות, חיסכון פרט, ביטוח בריאות, ניוד יוצא, פדיון, הלוואה ועוד. הסוג שתבחרו ישפיע על השדות שיופיעו אחר-כך (למשל סכום פרמיה רלוונטי לפנסיה, אבל לא לפדיון).
מספר תוכנית ויצרן.
סכום העברה / פרמיה (צפוי + בפועל).
תאריכים: הפקה / הפקדה / ביטול — לכל אחד אפשר לבקש תזכורת במייל.
ניהול משימה קיימת
לחיצה על שורה בטבלה פותחת את כרטיס המשימה. ממנו תוכלו:
✏️ לעדכן צעד נוכחי ולהוסיף צעדים חדשים. אחוז ההתקדמות בטבלה מתעדכן אוטומטית.
💬 להוסיף הערות — תיעוד מלא של מה שקרה במשימה, גלוי לכל מי שמטפל.
📎 לצרף קבצים — תמונות, PDF, אקסל, מיילים (eml) ועוד. אפשר לצרף קובץ חדש מהמחשב או למשוך קובץ קיים מתיק הלקוח / המעסיק. כל קובץ מציג שם פיזי, סוג, תאריך העלאה ומי העלה.
🔁 לשנות שיוך — אפשר להעביר את המשימה ללקוח או תוכנית אחרת אם זה היה שיוך בטעות.
✅ לסמן כבוצע — שינוי הסטטוס ל"סגורה". אפשר תמיד לפתוח מחדש.
🗑 למחוק — אם המשימה נפתחה בטעות. שימו לב: מחיקה מסירה את המשימה לחלוטין; אם רק סיימתם — סמנו "סגורה" במקום.
⚠️ שימו לב: מחיקה היא אירוע מתועד — מי שעובר על יומן האירועים של הלקוח יראה שהמשימה נמחקה ועל-ידי מי.
טיפים לעבודה יומית
💡 התחילו את הבוקר במבט-על. המספרים הגדולים יראו לכם מיד אם יש משהו באיחור שדורש טיפול לפני הכל.
💡 שייכו תמיד ללקוח / תוכנית. משימה לא משויכת היא משימה ש"נעלמת" אחרי שבוע — אף אחד לא ימצא אותה דרך כרטיס הלקוח.
💡 השתמשו בתגיות לקיבוץ מהיר ("ניוד 2026", "סוכנות חדשה", "דחוף ל-Q2") — הן חזקות יותר מסטטוסים לסינון רוחבי.
💡 בקשו תזכורות על תאריכי הפקה והפקדה במכירות — זה חוסך לכם להחזיק תאריכים בראש.
הרשאות 🔒
מסך תהליכים זמין לכל המשתמשים — סוכן, אדמין ותפעול. כל המשתמשים יכולים ליצור, לערוך ולהשלים משימות ומכירות. בכל ארגון אפשר להגדיר מי רואה את המשימות של מי דרך הגדרות הארגון.
בהצלחה!
צוות רואטו 💙