נתחיל עם המקרים הנפוצים ביותר.

: פרודוקציה הועלתה למערכת אבל חלק מהלקוחות לא התעדכנו, או שחסרה לכם פוליסה. או שאפילו שום דבר לא התעדכן במקרים הקיצוניים יותר. מה עושים?

אם זו פרודוקציה שהועלתה ידנית למערכת:

פתחו פניה חדשה בצ'אט, גררו את קובץ/קבצי הפרודוקציה הרלוונטית אל תוך חלון הצ'אט. ואז תוכלו לכתוב לנו משהו בסגנון של "היי, טענתי את הפרודוקציה ולא התעדכן לי כלום/התעדכן לי רק חלק מהמידע".
הוסיפו לאחר מכן ת"ז של לקוח אחד או שניים שאמור היה להתעדכן, ומספר פוליסה או שתיים שהיו אמורות להתעדכן.
אנחנו נבדוק את תוכן הפרודוקציה ובהתאם לתוצאות הבדיקה נוכל לומר לכם מה קרה וכיצד יש לפעול.
הודעה אחת מתומצתת - זה כל מה שאנחנו צריכים :)

אם מדובר בפרודוקציה שהגיעה אוטומטית מהמסלקה:

פתחו פניה חדשה בצ'אט, ציינו אם מדובר במקרה רוחבי (אף פוליסה של אותו יצרן לא התעדכנה, או שחלק התעדכן וחלק לא), שם היצרן, מספר זהות של לקוח אחד או שניים שלא התעדכן, ומספר פוליסה או שתיים שלא התעדכנו.
אנחנו נבצע את הבדיקות מהצד שלנו, ונעדכן אתכם בתוצאות ואם נדרשת פעולה כלשהי מצידכם.

ניסיתם לטעון פרודוקציה, המערכת סימנה "איקס" אדום על הקבצים

אל תצאו מהעמוד ואל תרעננו את המסך!
 הצביעו עם העכבר (מבלי ללחוץ) על אחד האיקסים (לא משנה איזה מהם), ייפתח חלון פופ-אפ קטן עם מלל המסביר את מהות הבעיה. ברוב הפעמים המלל הזה הוא כל מה שאתם צריכים לומר לנו כדי שנבין מה הבעיה.
אם מדובר בממשק אחיד וההודעה שקיבלתם היא "הקובץ הועלה ע"י הסוכן" - המשיכו הלאה, מדובר בקובץ שכבר הועלה בעבר..אפילו אין צורך לפנות אלינו ^_^
בכל הודעה אחרת - פתחו פניה חדשה בצ'אט, גררו את קבצי הפרודוקציה אל חלון השיחה והסבירו לנו שנתקלתם בשגיאה בניסיון לטעון את הקבצים, ומה היה כתוב במלל השגיאה.
מומלץ להוסיף צילום מסך שבוצע בעת שאתם מצביעים עם העכבר על אחד האיקסים כדי שנראה את המסך כפי שאתם רואים אותו.

ניסיתם לשלוח מייל דרך רואטו-מייל אך קיבלתם שגיאה שהמייל לא נשלח  אל היעד

פתחו פניה חדשה בצ'אט, הסבירו לנו שנתקלם בשגיאה בניסיון להוציא מייל, אם ראיתם שגיאה ספציפית כלשהי צילום מסך שלה יעזור, ציינו את כתובות המייל של האנשים אותם כיתבתם אל ההודעה שנכשלה, אם היו קבצים מצורפים ציינו בפנינו כמה קבצים, ואם אתם יודעים לומר - מה גודלם של הקבצים (רוב שירותי המייל לא מאפשרים העברה של יותר מ25 מגה-בייט).

ניסיתם להעלות קובץ מכל סוג שהוא (מסמך וורד, ממשק תיקי השקעות, דוח עמלות וכו') וקיבלתם הודעת שגיאה

פתחו פניה חדשה בצ'אט, גררו אליה את הקובץ שניסיתם  להעלות למערכת בצירוף צילום מסך של המקום במערכת אליו ניסיתם לטעון את הקובץ, ושל הודעת השגיאה. זה כל מה שאנחנו צריכים.

הצטרף אליכם עובד חדש ואתם רוצים לחבר אותו אליכם במערכת

קודם כל - מזל טוב ובהצלחה!
הזמינו את העובד החדש להירשם למערכת עם פרטיו האישיים כדי שיהיה לו יוזר משלו במערכת
(בעמוד הלוגין למערכת יש כפתור שנקרא "הירשם עכשיו בחינם" בתחחתית המסך).
לאחר מכן, שלחו לנו הודעה עם שמו המלא ומספר הזהות של העובד החדש.
במידה והעובד החדש נכנס במקום עובד שעזב ויש צורך לנעול את היוזר הישן - שלחו לנו גם את שמו המלא ומספר זהותו של העובד שעזב.

האם מצאת את התשובה שלך?