העלאת קבצים היא חלק בלתי נפרד מהעבודה התפעולית מול לקוחות, בשביל זה הקמנו מערכת המאפשרת העלאה ותיוק של קבצים בצורה אוטומטית אצל הלקוחות דרך שליחת מייל.
פעולה זו לא תקטע את רצף העבודה שלכם ,  וכך תוודאו כי התקשורת שלכם עם היצרן, הלקוח והמעסיק תתויק בצורה אוטומטית לתיק הלקוח במערכת.
​

פותחים את דפדפן הדואר האלקטרוני או מערכת האאוטלוק שבה אתם רגילים לעבוד ,
נכנסים לכתיבת מייל חדש ובשורה של מען הדואר (למי אתם רוצים לשלוח)
מכתבים את כתובת הדואר של רואטו להעלאת קבצים,

בשורת הנושא של הדואר האלקטרוני כותבים את שם הלקוח או/ו את שם המסמכים שמעלים.
​
​חשוב לוודא שבין הת.ז של הלקוח לתווים נוספים בנושא המייל יש רווח. במידה ובצמוד לת.ז יופיעו אותיות או תווים אחרים המערכת תחזיר הודעת שגיאה.

לאחר שליחת המייל המערכת תבצע את העיבוד והקליטה של הקבצים. התהליך עלול לקחת עד 5 דק׳ לצורכי אימות ובדיקות אבטחת מידע . לאחר שיוך מוצלח, תוכלו לגשת לקבצים בעמוד ״קבצי לקוח ולתוכן המייל עצמו בעמוד ״יומן אירועים/התקשרות״.

כאשר המערכת לא תצליח לשייך את הקבצים לתיק הלקוח היא תחזיר לכתובת המייל שלכם מייל ובוא תפורט סיבת הדחייה.
​

לקוח לא נמצא
במידה והמערכת מתריעה על "לקוח לא נמצא" - צריך לוודא כי תעודת הזהות תקינה ורשומה בדיוק כמו במערכת.
כמו כן, יש לוודא שהלקוח אליו אתם מנסים לשייך את המייל הוא לקוח פעיל ולא לקוח טרום יעוץ.

​לא ניתן לאמת את זהות שולח המייל לצורך אימות הרשאות
במקרה כזה המייל שממנו שלחתם את ההודעה משוייך במערכת ליותר ממשתמש אחד. ישנם שני דרכים לסדר את התקלה:

כתובת המייל ממנה נשלח המייל אינה מוכרת למערכת
​אנא ודאו כי המייל ממנו אתם שולחים את ההודעה הוא אכן המייל איתו נרשמתם למערכת. ניתן לשנות את המייל בעמוד הגדרות

לא מצאנו ת׳ז מתאימה בכותרת המייל
​יש לוודא שצירפתם את הת.ז של הלקוח בכותרת המייל והיא בת 9 תווים ויש רווח לפני ואחרי הת.ז. יש לשים לב לא להוסיף פסיקים מיד אחרי הת.ז אלא רק אחרי רווח לפחות.
​